Contratar o primeiro funcionário é um marco importante para qualquer pequena empresa. Mas junto com ele vêm obrigações legais que, se ignoradas, podem resultar em multas e passivos trabalhistas. Este checklist cobre os principais passos.
1. eSocial: registre antes de o funcionário começar
O primeiro passo é registrar o funcionário no eSocial até 1 dia útil antes do início das atividades. Esse prazo é rígido — registrar depois já configura admissão irregular.
No eSocial você informa dados pessoais do empregado, cargo, salário, jornada, tipo de contrato e dados do vínculo empregatício. É necessário ter certificado digital ou código de acesso para acessar o sistema.
O registro no eSocial deve ser feito até 1 dia útil antes do primeiro dia de trabalho. Não deixe para fazer no mesmo dia ou depois — a multa por admissão irregular é de 3 a 300 salários mínimos regionais.
2. Registro em carteira de trabalho
A anotação na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) deve ser feita em até 5 dias úteis após a admissão. Hoje a carteira é digital (CTPS Digital), mas o empregador ainda pode receber a versão física. Os dados a registrar são:
- Data de admissão
- Cargo ou função
- Salário contratado
- Jornada de trabalho
- CNPJ e razão social da empresa
3. FGTS: 8% do salário bruto
O empregador deve depositar mensalmente 8% do salário bruto do empregado no FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). O recolhimento é feito via SEFIP/GFIP ou pelo eSocial e deve ser pago até o dia 7 do mês seguinte.
O FGTS não é descontado do funcionário — é um custo adicional do empregador.
4. INSS: empregado e empresa contribuem
Há dois lados no INSS de um contrato de trabalho:
- Desconto do funcionário: alíquota progressiva de 7,5% a 14% sobre o salário (tabela 2026), retida na fonte e repassada pela empresa
- Contribuição patronal: 20% sobre a folha de salários para empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real; para o Simples Nacional, já está incluído na DAS
5. Holerite e obrigações mensais
A cada mês, a empresa deve emitir o holerite (recibo de pagamento), que registra salário bruto, descontos (INSS, IR se aplicável, faltas, adiantamento) e salário líquido. O funcionário deve assinar ou receber digitalmente.
Além do salário, lembre-se das obrigações periódicas:
- 13º salário: pago em duas parcelas (novembro e dezembro) ou em uma parcela única em dezembro
- Férias: 30 dias após 12 meses de trabalho, com adicional de 1/3 sobre o valor
- DIRF: declaração anual de rendimentos pagos a empregados
6. Exame admissional
Antes de o funcionário começar, a empresa deve providenciar o exame médico admissional — exigido pela NR-7 (PCMSO). O resultado deve ser registrado e arquivado. Em caso de demissão, também há o exame demissional.
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